Hinreichendes Aktivitäten-Management bildet die Basis für maximal ökonomische Workflows

Je grösser ein Unternehmen ist, desto vielfältiger zeigen sich die Aufgaben, die im Geschäftsalltag zu erledigen sind. Diese wollen selbstverständlich optimal abgestimmt sein, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Das ist aber natürlich nicht nur für Konzerne absolut erfolgsentscheidend, sondern ebenfalls für kleine und mittlere Betriebe. Verschiedene Firmenbereiche haben hier ihre ganz eigenen Zuständigkeiten und Tools, die eine effiziente Planung ermöglichen. So ist es in der Produktion die Arbeitsvorbereitung, die über spezifische Software unter anderem Maschinen und Bedarf genauestens organisiert. In den Bereichen Marketing und Vertrieb werden entsprechende Planungsmassnahmen selbst in grossen Unternehmen jedoch nicht selten vernachlässigt.

Das ist de facto ein schwerwiegender Fehler. Denn so besteht eine signifikant erhöhte Gefahr, dass Aufgaben doppelt bearbeitet und somit Ressourcen verschwendet werden. Zudem kann die Kundenzufriedenheit durch eine unzureichende Abstimmung stark beeinträchtigt werden, wenn zum Beispiel vertriebsseitiges Nachfassen zu einer Anfrage mehrfach von unterschiedlichen Mitarbeitern erfolgt oder das Marketing im Lead-Nurturing-Prozess aufgrund von missverständlichem Kundenstatus irrelevante Informationen ausspielt. Die Lösung ist ein Aktivitäten-/Aufgaben-Management-Tool, auch Task Manager oder Aufgabenplaner genannt, wie es im Brolio Contact Manager integriert ist. Was es damit auf sich hat und welche Vorteile eine solche Software-Lösung bietet, lesen Sie in diesem Beitrag.

Was ist ein Aufgaben-Management-Tool?


Das Aktivitäten-Management ist ein wesentlicher Bestandteil der Projektkoordination und ebenfalls in anderen Geschäftsbereichen praktisch unerlässlich. Die perfekte Segmentierung von Arbeitsabläufen in zusammenhängende und aufeinanderfolgende Aufgaben bringt vielerlei Vorteile mit sich. Jeder Task wird optimalerweise individuell geplant, zugewiesen, terminiert und überwacht. Mit einem Aufgaben-Management-Tool arbeiten Teams grundsätzlich zusammenhängender, indem sie eine gemeinsame Basis nutzen. Eine solche Lösung hilft den Anwendern unter anderem, die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit im Blick zu behalten und gewährleistet, Termine besser einzuhalten. Höchst angebrachte zusätzliche Funktionen des vertriebs- und marketing-spezifischen Aufgaben-Management-Systems sind die Auftrags- sowie Angebotsorganisation, To-do-Listen sowie Aufgabenerinnerungen und nicht zuletzt die Kontaktverwaltung.

Vorzüge von Aufgaben-Management-Tools



Task Manager helfen Unternehmen, ihren Arbeitszyklus zu rationalisieren, die Gefahren plötzlich auftretender Hindernisse zu minimieren sowie die teamübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit zu vereinfachen. Dadurch sparen Betriebe viel Zeit und Geld.

Zu den wichtigsten Vorteilen zählen darüber hinaus:

  • Eine tendenziell stark erhöhte Produktivität: Die Aufgaben-Management-Lösung ermöglicht es, Aufgaben und Teilaufgaben klar zu segmentieren. Jeder Task kann samt spezifischen Zielen und Milestones einer bestimmten Person bzw. einem Team zugeordnet werden. So wissen alle genau, wie sie zu verfahren haben, können ihre Arbeiten somit zweckmässiger erfüllen und letztendlich mehr schaffen.
  • Verbessertes Workflow Management: Mittels Aufgabenplanungs-Tool können Unternehmen den gesamten Verlauf eines speziellen Projekts wie auch tagtägliche Arbeitsprozesse analysieren und so unter anderem Engpässe und zeitliche Defizite identifizieren, welche besonderer Aufmerksamkeit bedürfen. Infolgedessen können Verantwortliche über die Priorisierung und Planung von Aufgaben eine erhebliche Effizienzsteigerung entsprechender Prozesse schaffen.

Diese Funktionen sollte ein Aktivitäten-Management-Tool mitbringen

  • Task-Planung: Zuweisung von Aufgaben an Einzelpersonen oder Teams unter der Festlegung eines Startdatums und einer Bearbeitungsfrist.
  • Zuweisung von Teilaufgaben: Segmentierung von Tasks in kleinere Teilaufgaben, die dann auf Mikroebene auszuführen sowie zu verwalten sind.
  • Verwaltung regelmässiger Aufgaben: Zuweisung von Tasks, welche zu einer bestimmten Zeit und/oder an einem spezifischen Tag während einer Woche, eines Monats oder eines längeren Zeitraums wiederholt werden.
  • Zeiterfassung: Verwaltung/Verfolgung der Zeit, die von allen Beteiligten eines Tasks gemeinsam für die Aufgaben aufgewendet wird, welche ihnen zugewiesen sind.
  • Benachrichtigungs-/Alarmfunktion: Verfolgung wichtiger Milestones und Information der Beteiligten über neue Tasks, Aktualisierungen, Fehler und Erfolge.
  • Aktualisierung/Bearbeitung von Aktivitäten: Hinreichende Bearbeitungs- und Aktualisierungsoptionen von Arbeitsvorgängen basierend auf dem Bedarf und/oder der Verfügbarkeit von Ressourcen.
  • Nachverfolgung des Fortschritts: Fortschrittsprüfungen während des Arbeitszyklus und Überwachung der zentralen Leistungsindikatoren.

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